Die Zähmung vom Tail ist mühsam und deshalb wird sie in vielen Unternehmen über das hinaus, was ein Katalog leisten kann, übersehen. Es gibt nur eine bestimmte Anzahl von Fachleuten für strategische Beschaffung, nur eine bestimmte Anzahl von Projekten, die sie bearbeiten können, und nur eine bestimmte Anzahl von Ausgaben, die sie unter strategisches Management stellen können. Dann, abgesehen davon, was im Katalog steht, WENN es einen Katalog gibt, ist es in der Regel der Wilde Westen für die Beschaffung – vor allem, wenn er auf eine Kreditkarte oder P-Karte passt. Es gibt einfach nicht genug Bandbreite, um mehr als einen mickrigen Teil vom taktischen Tail in einer durchschnittlichen Organisation zu verwalten.

Viele Unternehmen sind der Meinung, dass es in Ordnung ist, “Tail spend” zu ignorieren, weil diese Ausgaben nur 20 bis 30 % ausmachen und weil sie glauben, dass die überhöhten Ausgaben für kleine Anschaffungen wahrscheinlich nicht so hoch sein können. In beiden Punkten liegen sie falsch. In den meisten Unternehmen werden selbst dann, wenn die strategischen Kategorien so definiert sind, dass sie 80 % der Ausgaben umfassen, nicht immer alle neuen Produkte oder Dienstleistungen in eine strategisch verwaltete Kategorie aufgenommen, weil sich die Produkte und Dienstleistungen ständig ändern und die Unternehmenseinkäufer und/oder überlastete Sourcerers nicht immer erkennen, wann neue Produkte oder Dienstleistungen in eine strategisch verwaltete Kategorie aufgenommen werden sollten. Wenn 40 % nicht verwaltet werden, obwohl die Erwartung bei 20 % liegt, ist das sehr viel. Zweitens haben Ausgabenanalysten und Tail-Ausgabenanalysten für nachgelagerte Ausgaben regelmäßig festgestellt, dass die durchschnittlichen Mehrausgaben in den nachgelagerten Bereichen bei über 10 % liegen, wobei einige Ausgabenkategorien routinemäßig zwischen 15 % und 30 % liegen, weil sich niemand darum kümmert. Und wenn Ihrem Unternehmen 10 % von 40 % entgehen, dann sind das 4 %, die mit einer guten taktischen Lösung für nachlaufende Ausgaben direkt in die Gewinnzone fließen könnten.

Um zu verdeutlichen, wie gut sich 4 % direkt auf das Ergebnis auswirken, sollten Sie bedenken, dass strategische Veranstaltungen in sorgfältig verwalteten Direktkategorien, die regelmäßig beschafft werden, in der Regel nur 2 % einbringen, da die Kategorien bereits ausgequetscht wurden. Nur bei den mittleren Kategorien sind höhere Einsparungen zu erwarten, die sich im Durchschnitt bestenfalls im Bereich von 5 % bis 7 % bewegen, da diese Kategorien zumindest regelmäßig versteigert oder in mehreren Runden ausgeschrieben werden. Wenn Sie also bei den obersten 30 % 2 % und bei den nächsten 30 % 5 % einsparen, sind das nur 2,1 %, die sich unter dem Strich niederschlagen. Mit anderen Worten: Wenn Ihr Unternehmen seit fünf oder sechs Jahren aktiv strategische Beschaffungsmaßnahmen für die wichtigsten Ausgaben durchführt, hat es am Ende doppelt so viele Möglichkeiten zur Kostenvermeidung/Einsparung. Das mag kontraintuitiv erscheinen, aber es ist die Wahrheit. Lassen Sie das einen Moment auf sich wirken, bevor Sie weiter lesen.

mysupply ist das neueste Start-up-Unternehmen, das sich dem Bereich Tactical Tail Spend widmet, der seit dem Auftauchen der ersten Spezialisten in den frühen 2010er Jahren (und ihrem anschließenden Verschwinden) historisch unterversorgt war. Auch heute noch kann man die auf taktische Ausgaben spezialisierten Lösungen an einer Hand abzählen, verglichen mit den mehr als fünfundsiebzig Beschaffungsanbietern. Die neue Generation von Anbietern und insbesondere mysupply hat jedoch verstanden, dass niemand seine Ausgaben in mehreren Systemen verwalten will (da man sonst kein integriertes Ausgaben-, Bestell- und Rechnungsmanagement betreiben kann, was für den Erfolg der Beschaffung entscheidend ist), und entwickelt sein System als Erweiterung der aktuellen Beschaffungssysteme, nicht als Ersatz dafür.

mysupply Lösung, die sogar im SAP App Store für diejenigen verfügbar ist, die SAP (Ariba) nutzen und einen schnellen Einstieg in das taktische Ausgabenmanagement suchen, wurde so konzipiert, dass es sich in Ihre bestehenden Beschaffungsplattformen integrieren lässt – und im Falle von Ariba den Ariba-Katalog und das Ariba-Bestellsystem vollständig nutzt, um alle Ausgaben zu verwalten. mysupply ermöglicht:

• eine schnelle Definition von Ereignissen für Beschaffer mit wenig Zeit (über die App oder den ProcurementBot)
• Roll-out für Benutzer im Unternehmen, die ihre eigenen schnellen RFPs/Auktionen/Katalogkäufe durchführen können (bei Bedarf auch über die App oder ProcurementBot)
• Integration mit der Eingangsplattform Ihrer Wahl zur Weiterleitung von Ereignissen an das Beschaffungsteam

mysupply  Lösung ist zwar nicht als vollständige Intake-Plattform (oder Intake-Powered-Plattform) konzipiert, da es für taktischen Tail-Spend und nicht für alle organisatorischen Ausgaben entwickelt wurde, aber es wurde von Grund auf mit Blick auf die Integration entwickelt (da es nicht das Ziel ist, eine Plattform zu ersetzen, die Sie möglicherweise bereits verwenden, da sie auf den Unternehmensmarkt abzielen) und verfügt über viele integrierte Steuerungsfunktionen und könnte sogar als Intake-Plattform dienen, wenn gewünscht.

Die Erstellung von Veranstaltungen in mysupply kann sehr einfach sein. Die Optionen umfassen:

• Eigene LLM-unterstützte Ereigniserstellung und -verwaltung über den API-gesteuerten ProcurementBot, der über bestehende Unternehmensplattformen für die Zusammenarbeit integriert werden kann (Microsoft Teams ist in Produktion, weitere Integrationen sind geplant)
• Vorhandene Veranstaltungsvorlagen, in denen alle zu beschaffenden Artikel, die für die Angebote erforderlichen Daten und die (vorab) zugelassenen Lieferanten definiert sind (die leicht ergänzt oder entfernt werden können) (jede Veranstaltung kann als Vorlage gespeichert werden, um zukünftige Veranstaltungen zu starten)
• Ereignisse von Grund auf, wobei die Plattform sehr anpassungsfähig ist und Sie nur so viele Informationen angeben müssen, wie für die Beschaffung des Produkts/der Dienstleistung erforderlich sind, was, wenn es bereits im System definiert ist, einfach eine Anfrage und ein Fälligkeitsdatum sein kann

Und, was am wichtigsten ist, alle diese Strategien können Folgendes beinhalten

• Bedarfsbündelung, auch wenn verschiedene Produkte oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Strategien beschafft werden sollen, die für einen bestimmten Zeitraum käuferübergreifend sein können (d. h. alle Anfragen für eine Woche oder einen Monat sammeln und dann beschaffen)
• Vorausgewählte, benutzerdefinierte oder hybride Lieferantenlisten
• kundenspezifische Lose, da die Plattform die Beschaffung nach Artikel (Preis) oder Los (Preis) ermöglicht
• mehrere Ausschreibungs-/Marktzugänge (d. h. jedes Los kann für eine andere [Art] von Ausschreibung oder Auktion bestimmt werden), wobei der Ansatz erst dann ausgewählt werden muss, wenn die Lieferanten ihr Interesse bestätigt haben UND die ersten Angebote vorliegen (dies ist sehr wichtig für taktische Ausgaben, bei denen Sie die Marktdynamik nicht kennen, weil Sie den Markt nicht erforscht haben und/oder das Produkt oder die Dienstleistung nicht regelmäßig beschaffen; es ist nicht wie bei strategischen Ausgaben, bei denen Sie wissen, dass es sieben Lieferanten gibt und fünf bei einer Reverse Auktion auftauchen werden)
• automatisierte Verhandlung über QuickBot (losbasiert) oder QuickBot für mehrere Positionen
• mehrere Szenarien für die Analyse des Verhandlungszuschlags (wobei die Artikel für weitere Verhandlungen/Zuschläge nach einer ersten Angebotsabgabe auf der Grundlage der Gesamtausgaben, der Anzahl der Antworten usw. aufgeteilt werden können)

Dem Bedarfsträger helfen die integrierten LLMs durch ProcurementBot:

• das angefragte Produkt oder die Dienstleistung zu identifizieren
• den Bedarf und die kritischen Anforderungen zu erfassen
• die Kategorie auszuwählen
• den passenden Beschaffungsansatz zu finden: Katalog, Selbstbedienung oder zentrale Beschaffung (Team)
• bei der Katalogbeschaffung sofort den Kauf tätigen, indem dem Benutzer die verfügbaren Katalogoptionen präsentiert werden und er eine davon auswählen und den Kauf abschließen kann (der Bot schließt dann den Prozess im Quellsystem ab)
• bei der Selbstbedienung werden die Ausschreibungsspezifikationen ausgearbeitet und die (vorab genehmigten) Lieferanten ausgewählt. Anschließend versendet der ProcurementBot die Angebote und sendet sie, wenn sie alle zurückgeschickt wurden oder eine bestimmte Zeit verstrichen ist (wie vom Category Manager in der mysupply-Platform konfiguriert), über den anfänglichen Chat-Kanal an den Einkäufer zurück (wo dieser eines auswählen kann).
• bei der zentralen Beschaffung wird die Anfrage gesammelt und gegebenenfalls mit anderen gebündelt, die dann zu einer verwalteten Ausschreibung zusammengefasst werden, die dann zur Verwaltung in die Warteschlange eines zentralen Einkäufers gestellt wird, was vor oder nach dem Versenden der ersten Angebotsanfragen an die Lieferanten geschehen kann (wenn bereits eine Ereignisvorlage vorkonfiguriert wurde).

Sehen wir uns nun einige wichtige Abschnitte/Funktionen für den Beschaffungsexperten an.

Nachfragesteuerung / Bündelung

Wie oben beschrieben, kann das System so vorkonfiguriert werden, dass es die Nachfrage über einen bestimmten Zeitraum für alle Anfragen nach demselben Produkt oder denselben Produkten in einem vordefinierten Lot bündelt, aber für die restlichen Anfragen, die eingehen, gibt es den Bereich Nachfragemanagement/Bündelung. In diesem Bereich kann der Einkäufer alle Anfragen sehen, sich von mysupply eine Bündelung vorschlagen lassen und entweder ein vorgeschlagenes Bündel auswählen oder sein eigenes Bündel erstellen. Er kann schnell suchen und filtern, um benutzerdefinierte Beschaffungsprojektbündel zu erstellen, und dann sofort einen Workflow starten, um ein neues Beschaffungsprojektbündel zu definieren.

Wenn ein neues Beschaffungsprojekt gestartet wird, wird der Benutzer zu einem Bildschirm weitergeleitet, auf dem er vordefinierte Lieferantengruppen auswählen kann, die für jeden im Bedarfsbündel angeforderten Artikel relevant sind (und natürlich berücksichtigt das System keine doppelten Einladungen, wenn der Lieferant in mehreren Lieferantengruppen ist, so dass die Beschaffungsorganisation keine Kreuzungsgruppen erstellen muss, sondern nur Gruppen für jeden häufig angeforderten Artikel).

Standard-Beschaffungsprozess

Sobald der Einkäufer ein Basisereignis über einen der Workflows definiert (ausgelöst durch eine einzelne Anfrage oder ein Anfragepaket), leitet die Plattform den Benutzer zur Ereignisübersicht weiter. Von dort aus können sie:

• die Automatisierungs- und Startstrategie festlegen – das Ereignis kann so eingerichtet werden, dass automatisch alle zugelassenen Lieferanten ausgewählt werden, die Anfrage zu einem bestimmten Zeitpunkt verschickt wird, die Lieferanten eine Erinnerung erhalten und automatisch zur Bewertung übergegangen wird, wenn alle Startgebote vorliegen oder die Frist erreicht ist, automatisierte Verhandlungsrunden eingeleitet werden (bei denen die Lieferanten die Möglichkeit haben, ihre Gebote auf der Grundlage von Ranginformationen und eingebauten spieltheoretischen Verhandlungsstrategien zu aktualisieren) und der Einkäufer im Grunde frei ist, bis es Zeit wird, die erste Runde der Gebote zu bewerten und entweder den Zuschlag zu erteilen oder eine weitere Runde einzuleiten – zu diesem Zeitpunkt kann der Einkäufer die Verhandlungsstrategie ändern und das Ereignis sogar aufteilen; Dies unterscheidet sich von den meisten Plattformen, bei denen die gesamte Veranstaltungsstruktur und -strategie (einzelne Runde, mehrere Runden, niederländische Aktion usw.) im Voraus festgelegt werden muss. ) im Voraus festgelegt werden muss und nicht geändert werden kann – was bei der taktischen Beschaffung von Endverbrauchern, bei der man das Interesse der Lieferanten oder die aktuelle Marktdynamik nicht kennt, keinen Sinn macht; beachten Sie, dass die Startstrategie auf der Grundlage des Ereigniswerts mehrgleisig sein kann (wenn die Vergabe unter 10.000 Euro erfolgen kann, dann vergeben Sie das Los einfach an den derzeit niedrigsten Bieter; bei einem Auftragswert von unter 25.000: autonome QuickBot-Verhandlungen und Vergabe an den niedrigsten Bieter auf Einzelbasis; bei einem Auftragswert von über 25.000: zweite Ausschreibungsrunde mit den drei besten Anbietern und weitere Verhandlungen/Bündelung, um eine bessere Preisgestaltung zu erreichen; usw. )
• die Anfrage formulieren – Aufgliederung des Kostenvoranschlags (auch wenn es sich um taktische Ausgaben handelt, sollten Versand- und Bearbeitungskosten, Steuern, Servicegebühren usw. aufgegliedert werden), erforderliche Basisinformationen, erforderliche Dokumente, Liefer- und Zahlungsdetails, die akzeptiert werden müssen, Compliance-Anforderungen usw.
• die Einladung der ausgewählten Lieferanten (hier können Sie Lieferanten hinzufügen oder entfernen, die aus Lieferantengruppen, die den Positionen in der Anfrage entsprechen, vorausgefüllt wurden)
• die Bewertung der Gebote, die zurück kommen – manuell, autonom oder eine Kombination davon;

Die Plattform unterstützt Bestpreis-Strategien, Schwellenwert-Strategien (die es ermöglichen, die Strategie von der Höhe des Gebots abhängig zu machen, d. h. d. h. benutzergesteuerte Verhandlung oberhalb einer Spanne, Verhandlung über den besten Preis innerhalb einer Spanne und automatische Vergabe des besten Preises unterhalb einer Spanne), QuickBot-Autoverhandlung für ein einzelnes Los, Multi-Item-QuickBot, englische Auktion, holländische Auktion, Rangfolge (auf der Grundlage gewichteter Antworten und Kosten), Zuschläge für den Käufer (keine Auktion/Verhandlung); sie unterstützt Losstrategien (beste Verteilung durch Zuschlag für ein einzelnes Los oder Aufteilung aller Lose); Es unterstützt auch mehrere Runden, falls gewünscht, mit im Voraus geplanten Verhandlungsfenstern (für RFQs und Auktionen); und schließlich unterstützt es die automatische Vergabe, wenn Strategien gewählt werden, die eine automatische Vergabe zulassen (vorbehaltlich von Bedingungen, die die automatische Vergabe auf der Grundlage von LDO – Least Desirable Outcome – oder MDO – Most Desirable Outcome – Szenarien einschränken können; beachten Sie jedoch, dass dies nur die Startstrategie ist;

• Wählen Sie ein oder mehrere Angebote zur Verhandlung aus und erteilen Sie den Zuschlag (nicht zugewiesene/unvergebene Positionen werden zusammengefasst, und der Benutzer kann durch Farbcodierung die niedrigsten Kosten unter allen Angeboten erkennen, eines auswählen und es an das e-Procurement-System senden; der Benutzer kann sogar dynamisch neue Runden der Ausschreibung/Auktion einleiten, die eine kleinere Anzahl von Lieferanten haben können oder neue Lieferanten einführen, wenn die Antworten nicht akzeptabel waren)
• Verwalten Sie Q&A mit den Lieferanten

Ein wichtiges Merkmal von mysupply ist, dass es nicht darauf abzielt, Ihre aktuelle strategische Beschaffungsplattform (über die die meisten Unternehmen verfügen), Ihre bestehenden Kataloge und Katalogverwaltungsanwendungen (sie lassen sich über die umfangreiche API-Unterstützung integrieren) oder Ihr ERP/MRP/AP-System, das Ihre Bestellungen verwaltet, zu ersetzen (da es sich auch in diese Systeme integrieren lässt). Es soll die taktische / Tail Spend Sourcing-Lücke in den meisten Unternehmen schließen und insbesondere Unternehmen mit taktischen Beschaffungsteams und Helpdesks dabei helfen, deutlich effizienter zu werden, so dass die Gesamteinsparungen durch effektive Category Management-Praktiken erhöht werden können, die das organisatorische Wissen erfassen und kodieren, so dass die Endbenutzer so oft wie möglich selbst die richtigen Einkäufe tätigen können, wodurch sichergestellt wird, dass sich das taktische Team auf Tail Spend-Kategorien mit höheren Ausgaben und neue Kategorien konzentrieren kann (und die richtigen Strategien entwickelt, um diese in Zukunft zu verwalten).

Wenn Ihr Unternehmen viel taktisches bzw. Tail-Spend-Sourcing betreibt, ist mysupply definitiv eine Plattform, die Sie vielleicht ausprobieren möchten, vor allem, weil ihr ProcurementBot die Aufnahme über Plattformen von Drittanbietern ermöglicht, mit denen Organisationsbenutzer bereits vertraut sind (z. B. Microsoft Teams).

DIESER BEITRAG WURDE IN PROCOREMENT INNOVATION, SAAS, SOURCING INNOVATION AM 26. FEBRUAR 2024 VON THEDOCTOR VERÖFFENTLICHT.