Was ist Tactical Sourcing?
Tausende Einkaufsanforderungen landen täglich in der Abteilung für taktische Beschaffung, um von den zuständigen Kategorieeinkäufern weitergeleitet und bearbeitet zu werden. Ob sie nun in einer Tabellenkalkulation oder einem ERP-System eingereicht werden, von Stakeholdern, die so weit wie möglich von der Beschaffungswelt entfernt sind, oder von Teams mit Fachkenntnissen in diesem Bereich, sie haben eine Gemeinsamkeit. Sie müssen schnell bearbeitet werden.
Egal wie gut eine bestimmte Kategorie verwaltet wird oder wie effizient der zugewiesene Einkäufer ist, diese Einkaufsanforderungen erhalten niemals die Aufmerksamkeit, die ihre Kollegen erhalten, die in der strategischen Beschaffung landen. Einige würden argumentieren, dass dies schon immer die Idee der taktischen Beschaffung war. Wenn der Wert der Einkaufsanforderung unterhalb eines bestimmten Schwellenwerts liegt und bereits ein Angebot vorhanden ist, kann der Einkäufer mit der Umwandlung in eine Bestellung fortfahren, und das war’s. Einkaufsanforderung zu Bestellung-Automatisierung, Rahmenverträge und Rabatte in Katalogen sind das maximal Erreichbare bei der Verwaltung von taktischen Ausgaben. Jegliche zusätzliche Versuche für Marktforschung, RFX, Angebotsvergleiche oder Verhandlungen werden zu Recht als undurchführbar wahrgenommen, da ihr Aufwand den potenziellen Gewinn um ein Vielfaches übersteigt.
Worüber niemand streiten würde, ist, dass dieser Ansatz eine Menge Geld auf dem Tisch lässt. Die Strategisierung der taktischen Ausgaben könnte einer der ersten Einträge auf der To-do-Liste eines CPO oder CFO sein, wenn sie dachten, dass es möglich wäre. Die potenziellen Auswirkungen auf COGS und EBIT wären jenseits des Verständnisses, insbesondere im Maßstab eines großen Unternehmens.
Die Wand der Automatisierung
Versuche, diesen Ausgabenbereich zu verwalten, enden oft mit einer vereinfachten Einkaufsanforderung-zu-Bestellung-Automatisierung. Das Ergebnis ist in der Regel eine Variation des Folgenden: “Reduzierung der Bearbeitungszeit von Einkaufsanforderungen zu Bestellungen von 12 auf 4 Tage für 89% der Einkaufsanforderungen in der taktischen Beschaffung, was dazu führte, dass 19 Vollzeitarbeitskräfte für andere Tätigkeiten eingesetzt werden konnten.” Die Ergebnisse dieser Automatisierung sind zweifellos beeindruckend. Jedoch werden finanzielle Verluste durch verpasste Einsparungsmöglichkeiten übersehen. Und die Suche nach dem nächsten Schritt in der Beschaffungsautomatisierung ist eine Verpflichtung jedes vorausschauenden Beschaffungsleiters. Der nächste logische Schritt besteht darin, eine annähernd menschliche Intelligenz in die Automatisierung einzuführen, die jedem PR individuell auf breiter Basis eine eigene Herangehensweise ermöglichen kann. Hier setzen wir bei my supply all unsere Leidenschaft, Entschlossenheit und Bemühungen ein.
Der Ansatz von mysupply
Bedarfsbündelung
Unabhängig davon, ob die taktische Beschaffung unserer Kunden noch im manuellen Stadium ist oder ob bereits eine robuste Beschaffungsautomatisierung vorhanden ist, führen wir zusätzliche Ebenen der strategischen Bearbeitung von Anforderungen ein. Wir beginnen an der Quelle, indem wir Einkaufsanforderungen mithilfe von LLMs auf Grundlage von Kategorie, geografischer Region, Dringlichkeit und mehr zu logischen Bündeln konsolidieren. Das Ergebnis sind weniger Transaktionen, aber noch wichtiger, eine erhöhte Attraktivität für Lieferanten.
Lieferantenidentifikation
Nachdem die Anforderungen gebündelt wurden, gehen wir zur Identifizierung geeigneter Lieferanten über und verarbeiten über LLMs Stammdaten und den gesamten Einkaufsverlauf der Organisation. Dieser Schritt erleichtert und beschleunigt die Identifizierung potenzieller Lieferanten. Das Ergebnis sind dutzende potenzielle Lieferanten für jede angeforderte Art von Artikeln.
RFX-Prozess
Im nächsten Schritt werden automatisch Angebote von Lieferanten gesammelt, um eine repräsentative Stichprobengröße und eine aktuelle Marktübersicht zu erstellen. Der RFX-Prozess ist strukturiert und automatisch an die Warengruppe angepasst, wobei eine lückenlose Prüfspur hinterlassen wird.
Verhandlung
Alle Angebote werden automatisch unter Berücksichtigung von kundendefinierten Faktoren wie Qualität, Erfahrung oder Nachhaltigkeitsbewertungen analysiert und für jede Gruppe wird automatisch eine Verhandlungsstrategie festgelegt. Die Verhandlung wird vollständig und automatisch von mysupply durchgeführt, ohne menschlichen Aufwand. Das Ergebnis sind Einsparungen von 5-11 %, vergleichbar mit der Situation, in der ein Einkäufer eine RFQ an 10 Lieferanten sendet, ihre Angebote analysiert und mit jedem von ihnen zwei Runden telefonischer Verhandlungen führt.
